DX・働き方改革

テレワーク向け無料ツールと導入、運用のポイントを紹介!【働き方改革】

テレワークタイトル

こんにちは、赤虎です。

突然ですが、テレワークしてますか?

今回は、無料で使えるアプリを使って、テレワーク環境を上手に導入、運用するコツを説明します。

SlackやZoomの広告を、TVCMや電車の広告で目にする機会も増えましたね。

流行り病がきっかけで、いままで長い時間をかけてもなかなか変われなかった私たちの働き方があっという間に変わっていくことになるなんて、なんか複雑な気持ちです。

こんな人に読んでほしい
✓ 在宅でテレワークをするために必要な道具を探している人
✓ テレワークをうまく導入、運用するコツを知りたい人
✓ できればあまりお金をかけないで何とかしたい人
✓ テレワークは別として、イマドキアプリに興味がある人
[jin_icon_info color=”#e9546b” size=”18px”]こんなことが書いてあります
✓ テレワークに必要な機能
✓ テレワークをうまく導入、運用するコツ
✓ おすすめの無料アプリ
✓ 設定や始め方が書いてある関連記事の紹介

テレワークの全体像と必要な機能について考える

「テレワーク」ですから、基本的には「Work=仕事」をする状況をイメージして、必要な機能を考えてみました。

仕事の3分類
① 社内の人との共同作業(社内的な事務処理含む)
② 個人で資料作成とか、調べものとかの作業
③ 外部の協業パートナーとかクライアントとの打ち合わせ・営業活動
ちょっと乱暴ですが、ざっくりとこんな感じでしょうか。

まずは、①の社内の人との共同作業を考えてみます。

  • 会議室:Web会議で代替可
  • 社内資料:共有できるストレージに保管
  • オフィスでの会話:Slackなどのグループチャットツールで代替可

②の個人作業・単独業務はどうでしょう。

特に場所は問わないですね。

自宅でも全然問題ないです。通勤のリスクと時間的コストもなくなります。

  • PC:業務用端末(ノートPC)でも、BYODでも
  • 電話:できればSlackを使ってお互いの時間を拘束しないコミュニケーションに変えたい
  • オフィスアプリ:GoogleAppsとかOffice365とか(企業向けサービスならいうこと無し)

最後に③外部との協働です。

  • 打ち合わせ:(目的に応じて)Web会議やSlack(ビジネスチャットツール)を使い分け
  • 営業活動・プレゼン:ウェビナー(オンライン(Web)のセミナー(Seminar))で実施

最近は、営業マンの来ない会社、増えましたよね。

洗練されたオンラインコミュニケーションができれば、場所や時間の柔軟性もあり、このほうが心地いいと感じる人も多いのではないでしょうか。

テレワークをうまく機能させるコツ

テレワークをうまく機能させるコツを説明するよ!
まりん
まりん
  • 「非同期」かつ「オープン」な手段を使ってコミュニケーションする
  • 情報はタグ付けして1か所でやり取りをし、必要な人が「取りに行く」
  • 可能な限りツールはシンプルなものを使う

テレワークをうまく機能させるためには、可能な限り「非同期かつオープンに」「検索しやすい形で」「能動的に」「シンプルな」コミュニケーションを取っていくことが必要です。

仕事とはコミュニケーションそのものですから、こういった”イマドキ”のコミュニケーションが浸透してくると、時間や空間の距離はあまり関係がなくなってきます。

「非同期」かつ「オープン」な手段を使ってコミュニケーションする

非同期の手段を使えば、お互いの時間を拘束することがなくなり、それぞれが効率的に時間をコントロールできるようになります。

Eメールや電話によって気を散らされたときビジネスパーソンのIQは低下しており、徹夜明けの数値とほぼ同等である 「ロンドン大学精神医学学科のチームの研究より」

言い方は悪いですが、Eメールや電話は相手の”ジャマをする”のと同じです。

特に突然の電話はコミュニケーションの中では最も避けるべきものです。

相手の時間を強制的に奪うことになるからです。

 

Eメールは、非同期ではありますがそもそもツールとしての洗練度が低いです。

仕事で使うコミュニケーションツールはオープンであるべきです。

その理由は別の記事で書いていますので参考にしてください。

 

Slackメリットタイトル
Slackを使うメリット10選|今すぐ使って時間とお金のムダを減らそうこんにちは、赤虎です。 世の中には情報を伝えるためのいろんな道具やサービスがありますね。 私が新入社員だった1990年代は電...

 

情報はタグ付けをして1か所でやり取りし、必要な人が「取りに行く」

有事のコミュニケーションでは、このルールは鉄則ともいえるものです。

私は東日本大震災の時に実際にこれを経験して、今でもよく覚えています。

市民病院の会議室のホワイトボードに種別ごとに色分けされた付箋やメモがたくさん貼られていて、その情報が都度書き換えられていきました。

これにより、そこに行けば正しい情報が得られるので混乱なく、統一した状況の理解と動きができていました。

当時はアナログのツールでしたが、いま私たちには進化したツールがあります。

タグ付けをして、クラウドに投げておくだけで、いつでも、どこにいても必要な情報を瞬時に検索し、選び出すことができます。

可能な限りツールはシンプルなものを使う

シッカリとした研修をする時間的な余裕があったり、特殊な業務でツールが指定されているような場合以外はできる限りシンプルなツールを使うことが鉄則です。

理想的には、マニュアルとか無くてもパッと見て使い方がわかるもの。

”イマドキ”アプリはそういったアプリがたくさんあります。

この記事で紹介しているアプリも、基本的にはそのような”イマドキアプリ”を集めました。

また、「公式サイトを見ても使い始めるのが難しい」と思う方もたくさんいると思うので、いくつかは実際に手順を画像でまとめてわかりやすくマニュアル化しました。

テレワーク向け無料アプリの紹介

テレワーク向けのアプリの中で、無料で使えるものをピックアップしてみました。

グループチャット

グループチャットは、テレワークのコミュニケーションの中心となる「場」です。

「非同期」で「オープン」なコミュニケーション環境が簡単に作れます。

■おすすめグループチャットサービス
Slack(スラック):世界中で使われている代表的なグループチャットサービス
Chatworks(チャットワークス):国内利用者数No.1サービス
Microsoft Teams(マイクロソフトチームス):Microsoftのツールと親和性高い

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上のサーバー(大きなハードディスクのようなものだと思ってください)に自分のファイルをアップロードして保存したり、他の人と共有したりすることができるサービスのことで、資料やデータの共有に便利なツールです。

ワープロやプレゼンテーション、表計算のアプリも一緒に使えるサービスもあります。

Web会議サービス

Web会議サービスは最近は無料で便利に使えるアプリがたくさん出てきましたね。

使い方が簡単なだけでなく、画面共有やテキストチャット機能など様々な機能が使えて、動画や音声も高品質なものがありますので、使わない手はないですね。

ウェビナー

ウェビナーという言葉は最近特に耳にする機会が多くなったような気がしています。

ウェビナー(Webinar)は、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語であり、Webセミナーやオンラインセミナーとも呼ばれる。インターネット上で行なわれるセミナーそのもの、もしくはインターネット上でのセミナーを実施するためのツールを指す。(ウィキペディアより引用

人を集めてセミナーをやったり、訪問してプレゼンテーションをすることが難しい場合でも、チャットで質問を受けたり、複数拠点をつないでバーチャルなイベントができたりと、活用の幅が広がってきています。

■おすすめウェビナーツール
コクリポ
YouTube Live
その他Web会議ツールなど:Whereby、Zoom、Skypeも同じような使い方ができますね。

テレワーク導入を成功させる方法まとめ

今回はテレワーク導入を成功させる方法を紹介しました。

  • 「非同期」かつ「オープン」な手段を使ってコミュニケーションする
  • 情報はタグ付けして1か所でやり取りをし、必要な人が「取りに行く」
  • 可能な限りツールはシンプルなものを使う

今、私たちの働き方は劇的な変化を求められています。

きっかけは決して良いものではありませんが、今まで長い時間をかけてもなかなか変われなかったものが、実際に進むべき方向に向かっていることは事実です。

今のつらい時期を乗り越えて、また新しい朝が来た時に一気にアクセルを踏み込めるように、”イマドキ”のワークスタイルを取り入れて、前向きに頑張っていければ良いですね

今回はここまで。

ありがとうございました!
ABOUT ME
赤虎めだか
こんにちは。【赤虎めだか】です。 よろしくお願いします。 ・アラフィフ(男) ・うお座のB型 ・職業:業務コンサルタント ・副業で太陽光発電所を2基 ・インデックス投資、米国株投資を実践 ・趣味はめだかのブリーディングと焼き物(食器)集め