こんにちは、赤虎です。
世の中には情報を伝えるためのいろんな道具やサービスがありますね。
私が新入社員だった1990年代は電話やFAXが中心の時代でした。
しばらくして、PCが一人1台の時代になるとメールでのコミュニケーションに変わってきました。
つい最近まではメールが物事を伝える手段の中心でしたね。
でも、私は最近本当に電話やメールを使わなくなりました。
友人とのやり取りはLINEかメッセンジャー、ビジネスのやり取りはSlackなどのビジネスチャットツール。
クライアントとコミュニケーションの課題解決に取り組むことも多くなり、Slackを導入してコミュニケーション課題がうまく解決し、ビジネスがうまく回るようになったケースもたくさん見てきました。
今回は、私が日々感じているSlackを使ったコミュニケーションのメリットについてまとめてみました。
✓ Slackに興味を持っている人
✓ Slackを使うとどんなメリットがあるのか知りたい人
✓ Slackを導入する理由を探している人
✓ 時間とお金の使い方にムダが多いと思っている人
✓ Slackを使うことによるメリット
✓ Slackを使って良かったこと
✓ Slackの活用方法のヒント
✓ 時間とお金のムダを減らす方法
Slackを使うことで得られる10のメリット
経費削減ができる
Slackを使うと経費の削減になります。
ザッと挙げるだけでも
- 通話料、FAX代、紙代、印刷代、交通費…などの経費
- ビデオ会議システムなどSlackの機能でカバーできるシステムの利用料
- 残業代、教育研修費
などは削減できる可能性が高いです。
Slackを使い始めると、資料の共有などはだんだんSlack上でやり取りされるようになってきます。
そうすると、人数分の資料を印刷したりすることはなくなります。
ただでさえ出番の減っているFAXはもちろん、電話もほとんど鳴らなくなった現場もたくさんあります。
Slackを導入することによる経費の削減効果はとても大きいです。
集中しているときに邪魔されなくなる
私は集中しているときに邪魔をされるのが本当に嫌いです。だから基本的には予期しないタイミングで電話がかかってくるのがイヤです。
皆さんの周りにも、軽く声をかけてきてどうでもいい話をしていく人がいるかもしれませんが、これってお互いにとって、もちろんチームにとっても大きな損失ですよね。
なぜなら一つのことに集中すると、違うことに頭を切り替えるのにはそれなりにパワーが必要だからです。この細かい切り替えにパワーを使うと、それが積もって大きなマイナスになります。
Slackを使うことによって、仕事の優先順位をつける権利が発信側から受信側に移ります。
つまり「いつやるか」を自分の都合で決めることができるようになります。
これは、個人にとっても組織にとっても大きな効率化になりますね。
自分に届いた情報だけを見たい時には「@(メンション)」機能を使います。
物事を伝えるための時間が短縮できる
例えばメールの場合、こんな感じでメールを書きますよね。
このメールを打つのに、今自分でやってみたらこれだけでも3分くらいはかかりました。
さらに添付ファイルを選んで貼り付けたり、CCに入れる人のアドレス探したり、諸々。軽く5分かかりますね。
これだけで！
でも、このメールで本当に伝えたいところって、赤い字のところだけじゃないですかね。
Slackならラクに効率化できます。
情報共有のために時間を使う必要がなくなる
Slackの良いところは、一度の投稿で同時に複数のメンバーに情報を伝えることができることです。
このコミュニケーションスタイルが定着してくると、チャンネル（#）に投稿された情報はメンバー全員の目に触れるので、わざわざ情報共有のために時間を使う必要がなくなります。さらに念を押すなら「@channel」とか「@here」でメンションしたらばっちりです。
日本の1万人以上の企業では1年間に67万時間、約15億円もの時間とお金が「無駄な会議（＝情報共有のための会議）」に費やされているという大手人材開発会社の調査結果もあります。 「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円【外部サイト】
「情報共有」のための時間はムダです。
「意思決定」のための時間を増やすためにSlackを使いましょう。
必要な情報を後からラクに検索できる
電話で話をしたこと、あとから思い出せますか？
メモを取ったりしない限り、私はたぶん忘れます。
「忘却曲線」って知ってますか？
・20分後には42%を忘れ、58%を覚えている。
・1時間後には56%を忘れ、44%を覚えている。
・1日後には74%を忘れ、26%を覚えている。
・1週間後（7日後）には77%を忘れ、23%を覚えている。
・1ヶ月後（30日後）には79%を忘れ、21%を覚えている。—エビングハウスの忘却曲線—
人間は1時間後に半分忘れる生き物なんです。
だから時間をかけてメモを取る。
それも、ムダです。
なぜなら、Slackでのコミュニケーションが定着してくると、必要な情報は後から簡単に検索できるようになるからです。
キーワードを検索窓に入れて、Enterを押すだけです。
これで、必要な情報を思い出したり、メモを探したりするのにかかるムダを減らせます。
ファイルサーバー代わりに使える
Slackはファイルサーバー代わりに使えます。
誰かと共有したデータ、共有したいプレゼン資料、議事録などなど。
全部Slackに入れておきましょう。（無料プランでは5GBまでの制限あり）
必要な時には、画面の右上のボタンを押してファイルを検索してみましょう。
きっとすぐに必要なファイルが見つかります。
自分自身のメモやToDoリストとしても活用できる
Slackにはダイレクトメッセージという機能があります。
画面の左側のメンバーの名前が出ているところです。
でも、他人との会話にこれを使うのは最低限にしないといけません。
なぜなら、オープンな（開いた）コミュニケーションがSlackの最大の効果を生み出すからです。
ダイレクトメッセージのクローズドな（閉じた）コミュニケーションはSlackの良さを消してしまいます。
ダイレクトメッセージは自分とのコミュニケーション、備忘メモスペースとして使うのがおすすめです。
もちろん普通にSlackを使うのと同じで、テキスト入力はもちろん、必要なWebページのURLをメモしておいたり、画像やファイルを置いておいたりできます。スマホで音声入力するのもあり。
空き時間も上手に活用できます。
新人メンバーへの導入工数が減る
チームが大きくなってくると、指数関数的に新しいメンバーにルールや使い方を教える負担が増えてきます。
チームの中でいろんなアプリやツールを使うのはムダの極致です。
ツールをSlack一つにまとめれば、新人に教えるのはSlackだけでOKです。
イマドキの新人なら教えなくても、「当然のように知っている」人も多いので、かなりのムダが省けます。
リモートワークや在宅勤務のコミュニケーションにピッタリ
イマドキは「働き方改革」が流行中です。
「流行り病」の影響もあって、リモートワークや在宅勤務をしている人も多くなってきました。
社内専用システムなど、どうしても専用のものでないとできないことは確かにありますが、コミュニケーションのツールとしてはSlackだけで十分じゃないですかね。
ビデオ通話の機能もあるし、リアルタイムのチャットもできるし、ファイル共有もOKだし。
Whereby(ウェアバイ)の使い方を紹介！3分で始める高品質無料Web会議
イマドキっぽくみられて信頼度が上がる
どちらがイマドキっぽいですかね？
もちろん後者ですね。
ホリエモンさんなんかは「電話してくる人とは仕事しない」って言ってますし、
電話するだけで「時代遅れ感満載」な時代になりつつあります。
これからは、オープンコミュニケーションの時代です。
Slackを使うメリットまとめ
今回はSlackを使うメリットをまとめてみました。
Slackを使うとこんなにたくさんのメリットがあります。
２．集中しているときに邪魔されなくなる
３．物事を伝えるための時間が短縮できる
４．情報共有のために時間を使う必要がなくなる
５．必要な情報を後からラクに検索できる
６．ファイルサーバー代わりに使える
７．自分自身のメモやToDoリストとしても活用できる
８．新人メンバーへの導入工数が減る
９．リモートワークや在宅勤務のコミュニケーションにピッタリ
10．イマドキっぽくみられて信頼度が上がる
